M-Files offre de grandes possibilités d’optimisation du classement et de la gestion des documents. En s’appuyant sur le concept de métadonnées, l’application séduit par son approche simple et intuitive permettant de stocker et de retrouver instantanément les documents à l’aide de mots clés.
Comment gérer au quotidien les documents C’est un casse-tête pour les chefs d’entreprises, décideurs, comptables, responsable des ressources humaines. Surtout qu’il y a des milliers de documents à gérer : les contrats, les factures, les dossiers de projets, les courriers électroniques, etc. Et voilà que les applications du système de gestion de contenus d’entreprise, Enterprise content management pour les anglicistes, ont intégré la vie des entreprises. Parmi ces applications figurent M-Files. Mardi, DR Tech a présenté cette application avec son partenaire EIS Mauritius. « M-Files, est un logiciel de gestion documentaire révolutionnaire, puissant et flexible selon les besoins propres à chaque structure. M-Files est bien positionné sur le marché de la gestion de contenus d’entreprise », explique Rajesh Khulputeea de DR Tech.
Selon l’encyclopédie libre, « un ECM vise à gérer l’ensemble des contenus d’une organisation. Il s’agit de prendre en compte, sous forme électronique, les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. La gestion de contenus vise à couvrir l’ensemble du cycle de vie de l’information non structurée : sa collecte ou capture, son organisation, son utilisation, sa publication et sa disposition, son archivage à des fins de gestion de la preuve ».
La petite démonstration de M-Files a permis d’avoir un aperçu de l’application et ses fonctionnalités comme la gestion des documents, l’archivage électronique, la gestion des tâches collaboratives, la gestion de conformité, la gestion workflow, la signature électronique ainsi que le reporting.
« M-Files est simple car il est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, et parce que son usage au quotidien ne requiert pas une longue et fastidieuse formation. Le logiciel M-Files est facilement adopté par les utilisateurs, et apporte ainsi à l’organisation des gains immédiats et un retour sur investissement rapide », explique un technicien.
En faisant un petit tour sur le site de la société, la présentation du produit explique les avantages de l’application. « Votre entreprise s’appuie sur un accès rapide à un contenu actualisé pour permettre une prise de décision plus rapide et judicieuse et pour garder une longueur d’avance sur la concurrence. Des documents aux images, vidéos, fichiers audio en passant par tout le reste, M-Files supprime le désordre de vos contenus en vous fournissant une solution conviviale qui permet à vos employés de localiser rapidement le contenu précis qu’ils recherchent », peut-on lire sur le site officiel de M-Files. La démonstration confirme déjà cette avancée. «Avec les tonnes de papiers qu’on a actuellement, voilà une solution qui va nous faciliter la vie», disait un ingénieur en informatique lors de la présentation de ce logiciel.
Partage de documents simplifié
L’application est très efficace. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé Qui l’a modifié en dernier Des questions qui se posent souvent en recherchant un document. M-Files a cassé cette barrière. « Lorsque vous recherchez un document, M-Files ne vous demande pas où il est classé, mais de quoi il s’agit. Ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur leur métier », soutient le premier responsable de DR Tech. Chaque document M-Files contient des informations métadonnées qui facilitent la recherche.
Le partage des documents dans M-Files est aussi simple qu’un clic droit sur la souris. « Que vous souhaitiez envoyer un document à quelqu’un ou collaborer avec des collègues, M-Files organise et rationalise tous vos documents », explique un spécialiste.
« M-Files est ouvert car il peut être connecté dynamiquement à d’autres bases de données ou applications de gestion. Par exemple, dès qu’une affaire ou un compte client est créé dans le CRM ou l’ERP, des documents peuvent être immédiatement produits et y être associés dans M-Files. Ceci permet aux entreprises de disposer d’un système documentaire intégré complètement et dynamiquement au système d’information, sans constituer un silo supplémentaire », analyse le site ged.fr.